Zastanawiasz się, jak zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych w firmie? Być może nie warto zaczynać od skomplikowanych zagadnień, a od podstaw, do których zalicza się niszczenie dokumentów. Sprawdź, jak zaplanować ten proces, aby zapobiec lub wyciekowi danych!
Dlaczego niszczenie dokumentów jest tak ważne?
Niszczenie dokumentów od zawsze stanowiło sposób na usunięcie danych. Robiono to w taki sposób, aby nie można ich było odtworzyć, do czego i dzisiaj zobowiązuje nas prawo. Ponadto przepisy nakazują niszczenie wszystkich dokumentów przedawnionych, które nie są archiwizowane wieczyście. Zatem obowiązek utylizacji danych wynika przede wszystkim z aktualnych rozwiązań prawnych. Z drugiej strony, w ten sposób porządkujemy archiwum i ograniczamy ryzyko wycieku danych, ich niekontrolowanej utraty czy nieautoryzowanego dostępu.
Polityka bezpieczeństwa informacji a niszczenie dokumentów
Jak już wiesz, bezpieczne niszczenie dokumentów to jedno z podstawowych działań umożliwiających ochronę informacji. W każdej firmie, bez względu na branżę czy skalę działalności, powinna zostać opracowana polityka bezpieczeństwa danych. Na ogół zawiera ona informacje dotyczące bezpieczeństwa informacji wynikającej z dokumentów:
- bieżących – w tym kontekście zajmujemy się ochroną danych, które są procesowane w firmie,
- archiwizowanych – chodzi tutaj o zabezpieczenie informacji, które trafiają do archiwum,
- przedawnionych – na samym końcu dokumenty muszą zostać zniszczone, co pozwala trwale usunąć informacje.
Przedsiębiorcy często skupiają się na ochronie dokumentów bieżących, przez co poświęcają mniej uwagi dokumentacji archiwalnej i przedawnionej. Tymczasem co właśnie niszczenie dokumentów pozwala skutecznie usunąć informacje, które dotychczas obejmowaliśmy ochroną.
Jak zorganizować proces niszczenia dokumentów?
Dokumenty należy niszczyć regularnie, w miarę możliwości w jak najkrótszym czasie po upływie terminu przedawnienia. Wiele akt przedawnia się pod koniec roku, ale są też takie, które można zutylizować w trakcie jego trwania.
Utylizacją dokumentów powinny zajmować się osoby zaufane, które wiedzą, jak zabezpieczyć dane. Na tym etapie w dalszym ciągu może dojść do wycieku, kradzieży lub nieautoryzowanego dostępu, a odpowiedzialność za te zdarzenia ponosi administrator danych – najczęściej przedsiębiorca. Jeśli nie zatrudniasz pracowników, którzy wiedzą, jak niszczyć dokumenty, możesz skorzystać z usług firmy zewnętrznej. W tym przypadku organizacja procesu utylizacji zależy już od własnych ustaleń. Firma outsourcingowa może zaoferować mobilne niszczenie dokumentów, dzięki czemu nie trzeba ich przewozić na dalekich odległościach. Dobrym rozwiązaniem jest też niszczenie danych w systemie bezpiecznych pojemników, dzięki któremu nikt z zewnątrz nie ma dostępu do dokumentów.
W dobie powszechnej cyfryzacji Twoim obowiązkiem jest także bezpieczne niszczenie nośników danych elektronicznych, czym również może zająć się firma zewnętrzna.
