Przechowywanie akt prawnych to nie tylko sprawa porządku, lecz przede wszystkim obowiązek wynikający z obowiązujących przepisów. Brak właściwego zabezpieczenia dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno prawnych, jak i finansowych. Czy jesteś gotów ponieść konsekwencje zaniedbań? Dowiedz się, jak prawidłowo przechowywać akta i uniknąć niepotrzebnych problemów.
Czym są akta prawne i w jakich firmach występują?
Akta prawne to dokumenty zawierające informacje mające znaczenie wynikające z punktu widzenia obowiązujących przepisów — krajowych i unijnych. Mogą więc być to np. Umowy cywilnoprawne, decyzje administracyjne, orzeczenia sądów, uchwały organów spółki czy dokumentacja przetargowa.
Akta prawne występują w większości organizacji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Ich odpowiednie przechowywanie wynika z RODO, prawa materialnego, proceduralnego oraz regulacji związanych z poszczególnymi branżami.
Z dokumentami tego rodzaju pracuje wiele działów. Od działu HR, przez dział zakupów, po zarząd firmy. Oznacza to, że mogą one znaleźć się w rękach wielu osób. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że akta prawne mają charakter dowodowy, ich przechowywanie może stanowić dla firmy ogromne wyzwanie. W razie kontroli organizacja musi nie tylko być w ich posiadaniu, ale także wykazać, że są one przechowywane zgodnie z wymogami prawnymi.
Przechowywanie akt prawnych — przykłady obowiązujących przepisów
Prawidłowe przechowywanie akt prawnych wymaga nie tylko zachowania porządku i ostrożności, ale przede wszystkim zachowania wymogów wynikających z przepisów prawa. Jest to np. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. Kolejne ważne przepisy określa Kodeks pracy. Art. 94 pkt 9a wskazuje na obowiązek pracodawcy do przechowywania dokumentacji pracowniczej (np. Akt osobowych, listy płac czy ewidencji czasu pracy). W kodeksie tym mowa jest o wymogu zapewnienia ochrony dokumentów.
Warto wspomnieć o tym, że niektóre akta prawne przechowywane są w wersji elektronicznej. Wymagania z tym związane znajdują się np. w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r.
Warto poszerzyć swoją wiedzę o informacje dostępne na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/akta-prawne/. Najlepszym źródłem są podmioty, które profesjonalnie zajmują się przechowywaniem dokumentów.
Czy można przechowywać akta prawne w archiwum zewnętrznym?
Jeśli już o profesjonalnych podmiotach mowa, to warto zaznaczyć, że przechowywanie akt prawnych możesz zlecić zewnętrznej firmie. Ich samodzielne nadzorowanie jest bowiem bardzo wymagającym zadaniem. Dobra wiadomość jest taka, że przepisy dopuszczają możliwość przechowywania akt prawnych w archiwum zewnętrznym.
Uwolnij się od stresu związanego z dokumentacją – sprawdź, jak specjaliści mogą zadbać o Twoje akta. Całą ofertę znajdziesz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/. Rhenus Office Systems Poland to zaufana firma, która przejmie opiekę nad dokumentacją Twojej firmy. Dzięki profesjonalnemu wsparciu będziesz mógł skupić się na rozwoju firmy, wiedząc, że jej akta prawne są pod najlepszą opieką.
